REFERAT af ekstraordinær generalforsamling i:
onsdag, den 28. februar 2007, kl. 19.45
Pkt. 1. Velkomst ved formanden
Johnny Mathiasen bød velkommen, og bekendtgjorde at bestyrelsen var glade for, at der var mødt så mange op til mødet.
Pkt. 2. Valg af dirigent
Der var ingen der stillede op som dirigent og formanden blev derfor enstemmigt valgt til dirigent.
Dirigenten kontrollerede at indkaldelse af dagsordenen var udsendt rettidigt.
Det blev herefter erkendt at generalforsamlingen var beslutningsdygtig.
Nedenstående dagsorden blev vedtaget.
Dagsorden: 1. Velkomst ved formand
2. Valg af dirigent
3. Formandens beretning
4. Godkendelse af årsregnskab 2006
5. Godkendelse af budget 2007 og fastsættelse af kontingent
6. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer
7. Valg af 2 suppleanter
8. Valg af revisor
9. Indkomne forslag
10. Evt.
Pkt. 3. Formandens beretning
Bestyrelsesarbejdet
Bestyrelsesarbejdet har det seneste år kørt fint, men der har bestemt også været udfordringer undervejs med gartnere der er løbet fra aftaler, OC Huset som ikke har gjort som aftalt pga. manglende håndværkere, ansvarsforflygtigelse omkring udarbejdelse af skøde omkring område 5, kommunen som endnu ikke har gjort som aftalt omkring belysning osv. Men alt i alt vurderer bestyrelsen at grundejerforeningen kører efter hensigten.
Formanden bekendtgjorde dog at beboerne bedes overveje tonen, når de henvender sig til bestyrelsen. Konstruktiv kritik og opklarende spørgsmål er meget velkomne, men sure henvendelser både på det ene og det andet tidspunkt af døgnet frabedes. Husk altid på hvordan man gerne selv vil tiltales.
Formanden gjorde endnu engang klart at det ikke er bestyrelsens opgave at lege politibetjente. Hvis der er noget I som grundejere er utilfredse med at jeres naboer gør, så gå selv over og sig det til dem.
Arrangementer
Det seneste år har budt på store fejedag, sommerfest og senest fastelavn. Tre meget vellykkede arrangementer i bestyrelsens øjne.
Store feje- og ukrudtsdag vil blive gentaget den 29. april 2007.
Sommerfest afholdes den 9. juni 2007.
Område 3
OC huset havde lovet og skrevet under på område 3 ville være færdiggjort pr. 1. august 2006. Det er imidlertid ikke sket og OC Huset har gjort indrømmelser om at det selvfølgelig ikke er acceptabelt.
Der er nu etableret aftale med OC Huset om området færdiggøres efter regning fra ekstern anlægsgartner. Bestyrelsen indhenter tilbud på resterende arbejde og får godkendelse af OC Huset inden påbegyndelse. Bestyrelsen afventer at det bliver forår.
Bestyrelsen blev bedt om at arbejde på dræning af grønne kiler, idet der er store problemer med vand på grundene.
Område 5
Årets store kamp har været at modtage skøde på område 5 og efter mere end ¾ års mere eller mindre anstrengende forhandlinger kom skødet endelig på bordet i december 2006. Landinspektørerne i Ringsted skulle forestå godkendelse hos Naturklagenævnet og tinglysning. Men intet sker af sig selv. I januar rykkede formanden for skødet og det viser sig at Naturklagenævnet har smidt papirerne væk og Landinspektørerne følger åbenbart ikke selv op trods lønnet arbejde.
Bestyrelsen forventer at modtage skødet i foråret 2007.
Vedligehold af grønne arealer
2006 var første år med eget vedligehold af de grønne områder i område 3. Vi startede skidt ud med at Ringsted anlægsgartnerfirma aldrig kom som aftalt trods adskillige henvendelser. Det betød at bestyrelsen måtte have krisemøde i august, hvor det blev besluttet at skifte gartner. Det medførte en stor ekstraomkostning, men dog inden for budget 2006.
Bestyrelsen regner med at der er styr på den fremadrettede vedligehold og har etableret aftaler med Far til 4 grønne service som leverede et tilfredsstillende arbejde i 2006.
Græsslåning forventes stadig udført af Henrik Rasmussen og bestyrelsen har i 2007 budgetteret med en ekstra slåning.
Cykelsti ved Præstevej
I april 2006 blev vi af en række lokalpolitikere lovet at cykelstien ville blive asfalteret i 2006, hvilket bestyrelsen stadig har på skrift. Asfaltering er ikke sket endnu og formanden har endnu ikke modtaget svar på rykker til kommunen.
Nybyggeri på den anden side af Roskildevej
Bestyrelsen har flere gange været efter både OC Huset og SEAS NVE omkring svineri og brug af grundejerforeningens arealer til opbevaring. Det er en løbende proces.
Problemer i forbindelse med fælles områder
Bestyrelsen modtager mange klager om folk der kører for hurtigt. Husk at det er jer selv der bor her og jer selv der kører for stærkt. Jeg håber ikke vi skal se et nedkørt barn inden hastigheden sænkes.
Bestyrelsen modtager også mange klager over parkerede biler. Biler skal parkeres på egne arealer eller i parkeringsbåse. Trailere skal desuden ikke stå på fælles vej og område. Læs evt. lokalplanen for området.
Bestyrelsen modtager mange klager over folk der har alle mulige byggematerialer liggende på fællesområderne. Bestyrelsen vil konkludere at vi nu har haft lang tid nok til at færdiggøre vore byggerier og der skal ryddes op nu. Fællesområderne er ikke til oplagring.
Der er alle grundejeres pligt at vedligeholde områder der støder helt op til grundene. Og hvis man ødelægger noget, så er det også egen pligt at få genoprettet skaderne, dvs. få fjernet kørespor og sten og få sået græs og vedligeholdt det. Hvis man ødelægger asfalt, så er det egen pligt at få det repareret.
Hvis man har hund så er vi ikke alle interesseret i at se hvordan jeres hunds mavetarmflora har det. Fjern efterladenskaberne og vis hensyn. Bestyrelsen blev opfordret til at undersøge mulighed for skiltning omkring opsamling af hundelort.
Slutteligt berettede formanden at bestyrelsen igen i år forsøger at ramme et passende snerydnings- og saltningsniveau indenfor budgettet. Nogle grundejere vil synes der gøres for lidt og nogle synes der gøres for meget. Det er ikke anderledes end sidste år.
Pkt. 4. Godkendelse af årsregnskab 2006
Kassererens regnskab, som var godkendt af revisor Britt Christensen fra Nørreskovvej 28, blev gennemgået og godkendt af generalforsamlingen.
Pkt. 5. Godkendelse af budget 2007 og fastsættelse af kontingent
Bestyrelsens budget for 2007 blev godkendt. Kontingentet er uændret 2.000 kr. pr. husstand og opkræves i to rater.
Pkt. 6. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer
Følgende medlemmer opstillede til bestyrelsen:
Steen Bagge, Sletten 2
Camilla Johansen, Sletten 1
Torben Kristensen, Sletten 10
Ole Winther, Toften 12
Følgende medlemmer blev valgt til bestyrelsen ved skriftlig afstemning:
Steen Bagge, Sletten 2
Camilla Johansen, Sletten 1
Torben Kristensen, Sletten 10
Pkt. 8. Valg af 2 suppleanter
Følgende medlemmer opstillede som suppleanter:
Flemming Larsen, Nørreskovvej 1
Ole Winther, Toften 12
Jan Dudzik, Sletten 6
Søren Larsen, Nørreskovvej 21
Følgende medlemmer blev valgt som suppleanter ved skriftlig afstemning:
Flemming Larsen, Nørreskovvej 1
Jan Dudzik, Sletten 6
Pkt. 9. Valg af revisor
Genvalg af Britt Christensen fra Nørreskovvej 28 - valgt ved flertal
Pkt. 10. Indkomne forslag
Bestyrelsens forslag til leveregler for GF:
Levereglerne annonceres på hjemmesiden Skovsletten.dk og uddeles til alle husstande på papirform.
Forslaget blev vedtaget enstemmigt uden ændringer.
Bestyrelsens forslag om etablering af petanque bane i område 5:
Bestyrelsen har foreslået at der anlægges en ny petanque bane i grus i område 5 bag de tre høje så banen og aktivitet omkring banen ikke påvirker grundejernes udsigt og risiko for støj.
Det er endvidere foreslået at etablere 2 træbænke ved banen.
Det er foreslået at der nedsættes en arbejdsgruppe til at undersøge og gennemføre sagen. Der kan maksimalt anvendes 20.000 kr. af hensatte midler til nyinvesteringer, svarende til aktuel opsparing i 2006 og 2007.
Forslaget blev ikke vedtaget. 13 husstande ud af 24 fremmødte stemte mod forslaget. Forslaget blev henlagt på ubestemt tid.
Pkt. 11. Evt.
Godkendelse af referat:
Dato: Underskrift
________ ___________________ Dirigent Johnny Mathiasen, Toften 1
________ ___________________ Formand Johnny Mathiasen, Toften 1
________ ___________________ Næstformand Steen Bagge, Sletten 2
________ ___________________ Kasserer Torben Kristensen, Sletten 10
________ ___________________ Referent Jeanne Dahlmann, Nørreskovvej 9
________ ___________________ Bestyrelsesmedlem Allan Steen, Nørreskovvej 28